Personvernerklæring

Personvernerklæring 

Behandling av personopplysninger hos Advokatfirmaet Parmer

  1. Når er Advokatfirmaet Parmer behandlingsansvarlig

Når du er i kontakt med oss, for eksempel som privatklient eller som kontaktperson hos en selskapsklient, vil Advokatfirmaet Parmer behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.
Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Advokatfirmaet Parmer ved advokat Erik Parmer. Kontaktinformasjonen til Advokatfirmaet Parmer er som følger:

Adresse:                                                               Postboks 215, 1752 HALDEN

E-post:                                                                  aib@aib-halden.no

Telefon:                                                                 69 17 50 80

Organisasjonsnummer:                                        812 357 042

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av personopplysninger kan du kontakte oss.

  1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

  • Etablering av klientforhold og administrasjon av klientforholdet. Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon, dokumentasjon av identitet, betalingsopplysninger mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og/eller GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter og annet som behandles i tilknytning til selskapsklienter. I tillegg er Advokatfirmaet Parmer pålagt rettslige forpliktelser i forbindelse med etablering av klientforhold som hvitvaskingsloven § 4 (2) nr. 3, jf. §§ 17 og 18, og vi behandler i slike tilfeller personopplysninger på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse).

  • Sakshåndtering. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter og annet som behandles i tilknytning til selskapsklienter.

  • Informasjon om motparter og andre tredjeparter. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å løse innkomne saker mest mulig effektivt i samsvar med kommersielle hensyn og god advokatskikk. Ved behandling av særlige kategorier av opplysninger har behandlingen rettslig grunnlag i GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav)

  • Straffedommer og lovovertredelser. I tilfelle det håndteres straffesaker eller saker hvor det kan forekomme lovovertredelser, behandles det personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), samt en systembetraktning av straffeprosessloven og reglene for god advokatskikk punkt 2.3.

  • Advokatfirmaet Parmer utfører også eiendomsmegling for noen klienter. I denne forbindelsen behandler Advokatfirmaet Parmer personopplysninger om eiere, budgivere og kjøpere av eiendommer der virksomheten er engasjert som medhjelper, eiendomsmegler eller oppgjørsansvarlig. I dette arbeidet behandles identifikasjonsopplysninger, økonomiske opplysninger, kontaktinformasjon, betalingsopplysninger og informasjon om budgivere mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i), og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). I tillegg er Advokatfirmaet Parmer pålagt rettslige forpliktelser i forbindelse med eiendomsmegling som hvitvaskingsloven § 4 (2) nr. 3, jf. §§ 17 og 18, og eiendomsmeglingsloven med forskrifter, og behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse).

  • Lagring/oppbevaring av saksdokumenter. Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av rettslige forpliktelse til arkivering av pågående og avsluttede saker.

  • Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon og betalingsinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter.

  • Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker). Personopplysninger som behandles i denne sammenheng er personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å interne læringsprosesser og for å arbeide mer effektivt.

  • I denne sammenheng behandles CV, søknad, attester, vitnemål, uttalelser fra referanser, interne vurderinger/intervjureferater, eventuelt personlighetstester og evnetester. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av en avtale med den som søker stilling hos oss, dvs. GDPR artikkel 6 (1) bokstav b. Dersom vi beholder søknadsdokumentasjon etter en rekrutteringsprosess er avsluttet skjer dette på grunnlag av samtykke fra den som søker stillingen, jf. GDPR artikkel 6 (1) bokstav a.

  • I denne forbindelse behandles logger på servere, avdekking, oppklaring og oppfølgning av sikkerhetshendelser mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at denne behandlingen er nødvendig for å ivareta informasjonssikkerhet og hindre uautorisert utlevering av personopplysninger.

  • Bruk av informasjonskapsler (cookies) til statistikk og nettsideutvikling. En informasjonskapsel, ofte kalt «cookie», er en liten tekstfil som lastes ned og lagres på brukers datamaskin når brukeren åpner en nettside på internett. Vi bruker informasjonskapsler (cookies) til å loggføre bruken av Advokatfirmaet Parmer internettsider: https://www.advokateneiborgergaten.no. Vi gjør dette for å kunne måle trafikk og bruk, samt danne grunnlag for å forbedre nettsiden, bl.a. gjennom analyseverktøyet Google Analytics. Informasjonen som samles via Google Analytics lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger underlegges her Googles retningslinjer for personvern. Ved å endre innstillingene i din nettleser kan du velge å avstå fra å ta i bruk informasjonskapsler. Dette kan redusere tilgangen til våre tjenester.

  1. Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Advokatfirmaet Parmer bruker videre databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.  Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

  • GP Dataservice AS, leverandør av IT-driftstjenester

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

  1. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en rettslig forpliktelse fra myndighetene slettes når lovgrunnlaget bestemmer det. Dette gjelder for eksempel bokførings- og regnskapsregler.

Formål

Lagringstid

Klientadministrasjon

Opptil 10 år etter avslutning av siste sak

Lagring/oppbevaring av saksdokumenter

Opptil 10 år etter avslutning av siste sak

Faktureringsinformasjon

Opptil 5 år etter utløpet av det regnskapsår fakturering ble foretatt

Informasjon om potensielle klienter

Opptil 5 måneder

Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker).

Opptil 10 år

Rekruttering

Opptil 3 måneder etter utløpt søknadsfrist. Ved samtykke fra søkeren lagrer vi CV, søknad, attester og vitnemål i opptil 2 år for bruk i nye, relevante stillingsutlysninger.

Sikkerhetslogger

Opptil 1 år

Sikkerhetskopier (back-up)

Opptil 3 år

  1. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med oss på e-post eller telefon. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å en epost til aib@aib-halden.no for å trekke samtykket.

  1. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.
Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

  1. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her.  Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.